Privacybeleid

01Welke informatie verzamelen wij?

In het kort: Wij verzamelen de gegevens van uw Discord-account, wat u zelf in het portaal invult (intake-aanvraag inclusief spraakopname, tickets, bijlagen, bugmeldingen), en gegevens die wij van Discord en van onze gameserver ontvangen.

Gegevens van uw Discord-account

Om in te loggen gebruikt u Discord. Discord deelt op basis van de scopes “identify” en “email” de volgende gegevens met ons, die wij opslaan:

• uw Discord-gebruikers-ID
• uw Discord-gebruikersnaam en weergavenaam
• uw Discord-avatar (de afbeeldings-URL)
• uw e-mailadres

Bij het inloggen slaan wij ook de toegangs- en verversings-tokens van Discord op om de koppeling met uw account te onderhouden.

Gegevens die u zelf invult

Intake-aanvraag: uw leeftijd, uw eerdere roleplay-ervaring, de naam en achtergrond van uw personage, uw gekozen focusgebieden, uw antwoorden op de scenariovragen, en een korte spraakopname van uw stem.

Support en bugmeldingen: het onderwerp en de inhoud van uw tickets en berichten, bestanden die u als bijlage uploadt (zoals afbeeldingen, PDF's, logbestanden, video's of archieven), en de titel, omschrijving en stappen van bugmeldingen.

Account- en moderatiegegevens

Uw rollen en wanneer die zijn toegekend, de momenten waarop uw account is aangemaakt en gewijzigd, uw ban-status en een door het staffteam geschreven reden, beoordelingsnotities bij uw aanvragen, en een auditlogboek van acties die het staffteam op uw account uitvoert.

Gegevens die wij van derden ontvangen

Van Discord ontvangen wij uw lidmaatschap, rollen en bijnaam in onze Discord-server. Van onze FiveM-gameserver ontvangen wij (via txAdmin) uw in-game identifiers zoals uw license, uw speeltijd, het moment van uw laatste verbinding, en uw sanctiegeschiedenis: waarschuwingen, kicks en bans met de opgegeven reden en het uitvoerende staflid. Deze gegevens tonen wij op uw dashboard en op uw strafblad.

Wat wij niet verzamelen

Wij verzamelen geen IP-adressen of apparaat- en browsergegevens voor tracking, en wij gebruiken geen analyse- of advertentiediensten.

Gevoelige informatie

Wij verwerken niet bewust bijzondere categorieën persoonsgegevens. De spraakopname bij de intake is een opname van uw stem; wij gebruiken deze uitsluitend om uw microfoon- en communicatiekwaliteit te beoordelen, niet om u te identificeren.

Minderjarigen

Om onze Diensten te gebruiken heeft u een Discord-account nodig; daarvoor geldt de minimumleeftijd van Discord. Onze Diensten zijn niet gericht op jonge kinderen. Als wij ontdekken dat wij zonder geldige grondslag persoonsgegevens van een kind onder de 16 hebben verwerkt, verwijderen wij deze.

Alle persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, moeten waar, volledig en accuraat zijn, en u dient ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen.

02Hoe verwerken wij uw gegevens?

In het kort: Wij verwerken uw gegevens om het portaal te laten werken: inloggen, intake-aanvragen beoordelen, support afhandelen, modereren en handhaven, beveiligen, en uw Discord-rollen synchroniseren. Wij doen dit alleen met een geldige wettelijke grondslag.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, met de bijbehorende grondslag:

• Accountaanmaak en inloggen via Discord en het bepalen van uw rollen en toegang — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Het beoordelen van intake-aanvragen, waaronder uw leeftijd, ervaring, personage en spraakopname — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij de kwaliteit en veiligheid van de community.
• Het afhandelen van support­tickets en bugmeldingen — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Moderatie en handhaving: het registreren en tonen van waarschuwingen, kicks en bans (het strafblad) en het blokkeren van portaaltoegang bij een ban — grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij de veiligheid en orde in de community.
• Beveiliging en het voorkomen van misbruik en fraude — grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
• Het synchroniseren van uw Discord-rollen (toekennen en intrekken) — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Het tonen van uw in-game statistieken, zoals speeltijd en laatste verbinding, op uw dashboard en strafblad — grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een bruikbaar spelerportaal.

Wanneer wij ons voor een verwerking op uw toestemming baseren, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

03Wanneer en met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In het kort: Wij delen gegevens met Discord en met de hosting- en serverbeheerders die het portaal en de gameserver draaien. Wij verkopen uw gegevens niet.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

• Discord (Discord Netherlands B.V., onderdeel van Discord Inc., Verenigde Staten). Wij sturen uw Discord-ID om uw lidmaatschap en rollen op te halen, wij plaatsen nieuwe tickets (nummer, onderwerp, afdeling, uw weergavenaam en de eerste circa 1500 tekens van uw bericht) in een besloten stafkanaal, en wij kennen rollen toe of trekken ze in. Hierbij worden gegevens naar de Verenigde Staten doorgegeven, op basis van de standaardcontractbepalingen en verwerkersovereenkomst van Discord.
• De hostingprovider van het portaal en de database. Deze partij verwerkt gegevens als verwerker in onze opdracht.
• De beheerders van de FiveM-gameserver en txAdmin (feitelijk hetzelfde staffteam). De sanctie- en speeltijdgegevens die het portaal toont, zijn afkomstig van dat systeem.

Overdracht van beheer. Als het beheer van de server of het portaal wordt overgedragen aan een ander team, kunnen uw gegevens mee overgaan onder ditzelfde privacybeleid.

Andere gebruikers. De inhoud van uw tickets en berichten is zichtbaar voor het staffteam, niet voor andere spelers. Er is geen openbaar profiel of forum waarop uw bijdragen voor iedereen zichtbaar zijn. Nieuwsberichten worden door het staffteam gepubliceerd.

04Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

In het kort: Wij bewaren uw gegevens zolang u een account bij ons heeft. U kunt verwijdering aanvragen; moderatiegegevens kunnen wij langer bewaren voor de veiligheid van de community.

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang uw account bestaat. U kunt op elk moment verwijdering aanvragen via Discord. Wij verwijderen dan uw account, uw intake-aanvraag, uw spraakopname, uw tickets en de bijbehorende bijlagen.

Uitzondering: ban- en moderatiegegevens (onder andere de registraties in txAdmin op de gameserver) en gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, kunnen wij langer bewaren, voor de veiligheid en orde in de community.

Op dit moment is er geen automatische verwijdering en geen zelfbedieningsoptie om uw account te verwijderen; dit verloopt via een verzoek aan ons.

05Hoe houden wij uw gegevens veilig?

In het kort: Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te beschermen met organisatorische en technische maatregelen.

Uw gegevens worden opgeslagen in een database bij onze hostingprovider. De toegang tot spraakopnames, bijlagen en intake-aanvragen is beperkt tot uzelf en het staffteam. Verbindingen met het portaal verlopen via HTTPS.

Ondanks onze maatregelen kan geen enkele overdracht via internet of opslagtechnologie 100% veilig worden gegarandeerd. Wij kunnen daarom niet garanderen dat onbevoegde derden onze beveiliging nooit zullen weten te omzeilen. Het gebruik van de Diensten en de overdracht van gegevens is op eigen risico; gebruik de Diensten alleen in een veilige omgeving.

06Wat zijn uw privacyrechten?

In het kort: U heeft rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder inzage, rectificatie en verwijdering, en u kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Afhankelijk van uw situatie heeft u de volgende rechten:

• recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• recht op verwijdering van uw gegevens
• recht op beperking van de verwerking
• recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• recht op dataportabiliteit
• recht om een gegeven toestemming in te trekken

Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die daarvoor heeft plaatsgevonden, en evenmin op verwerkingen die op een andere grondslag dan toestemming zijn gebaseerd.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Accountgegevens

Er is nog geen zelfbedieningsoptie om uw accountgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Neem contact op via Discord, dan verwerken wij het. Na een verzoek om uw account te beëindigen, deactiveren of verwijderen wij uw account en gegevens uit onze actieve databases. Wij kunnen bepaalde gegevens bewaren om fraude te voorkomen, onderzoeken te ondersteunen, onze voorwaarden te handhaven of te voldoen aan wettelijke vereisten.

07Cookies en vergelijkbare technologie

In het kort: Wij gebruiken alleen een strikt noodzakelijke inlog-cookie. Wij gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies.

Om u ingelogd te houden plaatsen wij één strikt noodzakelijke sessiecookie (“authjs.session-token”). Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Wij plaatsen geen cookies voor statistieken, tracking of advertenties en gebruiken geen externe analyse-diensten. Daarom tonen wij geen cookiebanner.

08Instellingen voor Do-Not-Track-functies

De meeste webbrowsers en sommige besturingssystemen bevatten een Do-Not-Track-functie ("DNT"). Er is nog geen uniforme standaard voor het herkennen en implementeren van DNT-signalen. Wij reageren daarom momenteel niet op DNT-signalen. Omdat wij niet aan tracking doen, heeft dit voor uw privacy geen praktisch gevolg. Mocht er in de toekomst een standaard worden aangenomen die wij moeten volgen, dan informeren wij u daarover in een herziene versie van dit privacybeleid.

09Brengen wij updates aan in dit beleid?

In het kort: Ja, wij werken dit beleid bij wanneer dat nodig is om te blijven voldoen aan de relevante wetgeving.

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De bijgewerkte versie wordt aangegeven met een nieuwe "Laatst bijgewerkt"-datum bovenaan deze pagina. Bij materiële wijzigingen kunnen wij u hiervan op de hoogte stellen via een kennisgeving of een melding. Wij raden u aan dit privacybeleid regelmatig te bekijken.

10Hoe kunt u contact met ons opnemen over dit beleid?

Heeft u vragen of opmerkingen over dit beleid, dan kunt u contact opnemen via onze Discord-server:

11Hoe kunt u de door ons verzamelde gegevens inzien, bijwerken of verwijderen?

Op basis van de toepasselijke wetgeving heeft u mogelijk het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verzamelen, om onjuistheden te laten corrigeren, of om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Deze rechten kunnen in sommige gevallen worden beperkt door toepasselijke wetgeving. Stuur uw verzoek via Discord. Wij reageren binnen de wettelijke termijn, in de regel binnen één maand.